Con la implementación de sistemas o modelos de gestión (de calidad, ambiental u otros), contar con un sistema de documentación (SD) eficiente se ha transformado en una necesidad fundamental para la adecuada gestión y control de los mismos. En este contexto la aplicación de las Buenas Prácticas de la Documentación (BPD), puede constituirse e una herramienta eficiente y de gran ayuda.
¿Cuál es el objetivo de las BPD?, básicamente definir controles que permitan prevenir errores de comunicación, asegurando así que el personal siga los procedimientos correspondientes, paralelamente la aplicación de las BPD facilita la trazabilidad de los productos, en efecto un apropiado SD permite reconstruir la historia de un producto, incluyendo la utilización y disposición de las materias primas, insumos y productos intermedios, productos a granel y productos terminados.
La documentación de nuestro sistema debe ser capaz de evidenciar que los productos y la materia prima asociada a su fabricación, fueron controlados durante todo el proceso. Para lograr lo anterior se requiere que todas las especificaciones, fórmulas e instrucciones de producción, así como los procedimientos y registros, esten formalizados, es decir, escritos y que además no contengan errores, esencial resulta asegurar por lo tanto la integridad y legibilidad de los documentos
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