miércoles, 5 de agosto de 2009

Manuales

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sLa tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la
dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado
puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma
sistemática la información administrativas sistemática la información de una organización.

Remision de fondos

La realización de transferencias nominadas a los Tesoreros, cuyos destinatarios finales son los centros relacionados en ficheros informáticos de elaboración manual, emitidos fuera del sistema P.I.C.C.A.C., conlleva una falta de información al no hacerse constar en dichos ficheros los datos referentes al pago, y como consecuencia de ello dicha información tampoco consta en los extractos bancarios de las cuentas de los centros con autonomía de gestión económica, información necesaria para la identificación de los pagos a su favor por parte de estos centros para proceder a su aplicación contable.
Sin embargo, en el sistema P.I.C.C.A.C. existen actualmente los documentos contables de pago multitercero que simplifican la gestión administrativa, al permitir la captura de un documento contable de pago mediante el cual se realizan varias transferencias vía EDITRAN a distintos centros, significando una mayor eficacia en la gestión al posibilitar la identificación de cada una de las transferencias recibidas, incluso en caso de devolución de las mismas por parte de las entidades financieras.
Por otra parte, el tramitar las transferencias directamente a cada centro y no a través del tesorero, permitirá tener registradas todas las cuentas corrientes de los centros con autonomía de gestión económica en el Sistema de Terceros del sistema P.I.C.C.A.C., cumpliéndose de esta forma lo dispuesto en la Disposición Transitoria Séptima de la Orden de 22 de julio de 2004, por la que se regula el régimen de funcionamiento y gestión de las cuentas bancarias y de los fondos integrantes en la Tesorería de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus Organismos Autónomos (B.O.C. nº 163, de 24.8.04).
En aplicación del artículo 12, apartado 7, del Decreto 234/1998, de 18 de diciembre, de aprobación y puesta en funcionamiento del sistema de información económico-financiera de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, con la denominación de P.I.C.C.A.C., para recibir pagos por cualquier concepto de los órganos y organismos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma incluidos en el ámbito de aplicación del sistema P.I.C.C.A.C., los interesados deben estar dados de alta en los datos personales identificativos de la base de datos de terceros y comunicar los datos de la cuenta bancaria en la que deben hacerse los mismos.

Reporte de ventas

Muchos vendedores consideran los reportes y las estadísticas de venta como algo trabajoso, pero bien utilizados pueden ayudarnos a cumplir nuestros objetivos. La clave es extraer, de todas las estadísticas posibles, la información más relevante que nos sirva como herramienta para apoyar nuestro accionar de ventas y además para mantener un control de nuestra agenda diaria.Asegurarnos que lo reportes de venta incluyan información clave como:nombres, cargos, horarios y fechas de contacto, estado del cliente (en gestión, pendiente de respuesta, etc.), si han recurrido a otros proveedores de servicios, cuál fue su método de pago y qué interés mostraron hacia otros productos y/o servicios.Otras cosas que debemos incluir en nuestros reportes de venta son las siguientes:1. Utilizar nuestros reportes para "calificar" a los clientes. La forma más fácil de lograr esto es categorizarlos según el estado de gestión en que se encuentran o el tipo de cliente.2 Los reportes deben ser simples. A pesar de toda la información que volcamos en ellos, los reportes no tienen que ser complicados, ya que deben servirnos a nosotros y además deben ser interpretados por otras personas.3. Es importante incluir en los reportes objetivos cuantificables; un objetivo, o grupo de objetivos, medible. El objetivo puede ser obtener un contrato en la próxima entrevista con un cliente, por ejemplo, o que del total de los contactos resulten un porcentaje determinado de cierres. 4. Incluir la cantidad de tiempo que ocupamos con cada cliente, incluyendo espera y traslado, aunque parezca insignificante, así nos daremos cuenta del tiempo utilizado realmente en la acción de la venta.En este punto en realidad podríamos incluir un análisis de empleo del tiempo durante nuestra jornada, con el fin de organizarnos de mejor manera y lograr mayor efectividad. 5. Finalmente, debemos utilizarlos para mejorar, para lograr un accionar que nos otorgue mayor eficacia.Debemos darnos tiempo de leer y comparar estos reportes, podremos descubrir patrones de compra y conducta importantes que nos ayudarán a definir mejor nuestras estrategias. A medida que pasa el tiempo el volumen de clientes aumenta y resulta difícil tener un control absoluto de nuestros datos, si no lo hacemos desde el principio en forma ordenada esto puede ocasionarnos perdida de efectividad.En muchos casos nos encontraremos con una respuesta del tipo:" No puedo HOY", porque estoy cambiando el auto, tengo una inspección impositiva, se me casa una hija... puede haber mil razones. El prospecto dirá "quiero pero no puedo" y en realidad está diciendo quiero pero no puedo ahora.Es nuestra responsabilidad asegurarnos que pasado un tiempo lo volvamos a contactar y solo lo lograremos siendo muy ordenados con nuestros datos.

Procedimiento

El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.
A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.
El procedimiento administrativo se configura como una garantía que tiene el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar indefensión.

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